Secara sederhana organisasi dapat diberi pengertian sebagai suatu system yang saling berpengaruh antar orang dalam kelompok yang bekerjasama dalam mencapai tujuan bersama. Lengkapnya dapat dinyatakan sebagai suatu kesatuan sosial dari sekelompok manusia yang saling berinteraksi menurut pola tertentu, sehingga setiap anggotanya memiliki fungsi dan tugas masing-masing, utamanya lagi kesatuan tersebut mampunyai batas-batas yang jelas sehingga dapat dipisahkan secara tegas dari lingkungannya (Lubis dan Martin,1989).
Biasanya administrasi
didefinisikan sebagai keseluruhan proses kegiatan pelaksanaan usaha bersama
yang dilakukan dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya secara efektif dan efisien atau bisa juga ditambah secara ekonomis
dan produktif. Dari konsep tersebut maka administrasi harus terdesain oleh
kerangka dasar yakni manajemen, leadership, pengambilan keputusan, human
relations, manusia dan sarana kerja (SP. Siagian, 74).Secara khusus ilmu
manajemen didefinisikan sebagai yang mempelajari bagaimana cara menapai tujuan,
fungsi apa saja yang harus dilakukan dengan menggunakan alat, tenaga orang,
ide, dan system secara efektif dan efisien.
Manajemen, sebagai komponen dari
administrasi dapat di tinjau dari tiga segi :
- Kepemimpinan, tidak dimaksudkan melakukan sendiri kegiatan-kegiatan operasional akan tetapi menjamin orang lain mengerjakan hal-hal yang sesuai dengan kebijaksanaan, keputusan, dan pedoman yang telah diberikan. kepemimpinan mempunyai dua atribut menurut Mellit yaitu personal dan institusional, Atribut – atribut personal kepemimpinan mencakup intelegensi, keberanian, integritas kekuatan, kesiapan fisik, determinasi, ketekunan, kerja keras, kecerdikan dan bahkan terkadang kebingisan, Sedangkan atribut institusional kepemimpinan mencakup status, kekayaan, posisi, dan kolega atau teman yang mampu, kesempatan atau peluang yang khusus, suatu hubungan tertentu antara harapan atau aspirasi rakyat dengan penampilan kepemimpinan dan lain – lain. Atribut –atribut kepemimpinan, baik personal atau institusional akan sangat menentukan efektif tidaknya kepemimpinan. Dengan demikian seorang pemimpin memang di tuntut mempunyai berbagai kelebihan dari yang dipinpin, seperti keunggulan emosional, keunggulan kecerdasan, keunggulan ketrampilan, keunggulan fisik, kekayaan dan lain sebagainya.
- Pengambilan keputusan, kesuksesan seorang pemimpin bukan hanya dilihat dari banyaknya jabatan atau pangkat saja. Tetapi yang lebih penting lagi adalah bagaimana ia memanage organisasi, bersikap dan mengambil keputusan secara cermat, cerdas, dan cepat. Analisa yang dapat digunakan dalam decition making adalah menggunakan instrument analisa SWOT (Strength/kekuatan, Weakness/kelemahan oprtunity/peluang, Treats/ancaman)
- Human Relation, hasil dari kebulatan keputusan tadi pada proses tindak lanjutnya sebaiknya berpijak pada unsur kemanusiaan dan jika digerakkan dengan tepat maka akan menjadi efisien dan jika tidak demikian maka terkadang manusia justru akan menjadi unsur perusak rencana (Destroyer of Planning).
Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, Pengendalian, dan Evaluasi
Ini merupakan sederetan
fungsi-fungsi manajemen tradisional yang dibutuhkan oleh organisasi nirlaba
untuk menjamin organisasi yang bersangkutan berjalan baik. Fungsi perencanaan
mencakup perumusan tujuan jangka pendek dan jangka panjang organisasi, serta
mengembangkan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Fungsi pengorganisasian adalah memadukan
orang-orang dan tugas-tugas mereka dalam suatu struktur yang terencana, bukan
semata-mata demi tugas itu sendiri, tetapi juga memuaskan kebutuhan orang-orang
yang melaksanakannya. Jika organisasi tumbuh dan semakin menjadi besar,
kebutuhan akan pengarahan muncul pula. Oleh sebab itu fungsi pengendalian harus
diberlakukan juga. Fungsi pengawasan ini perlu untuk menjaga agar organisasi
tetap berjalan pada jalurnya dan untuk mengorek kesalahan yang terjadi.
Akhirnya, fungsi evaluasi dibutuhkan untuk menentukan tercapai atau tidaknya
tujuan organisasi.
Dari kaca mata
manajemen ada beberapa prinsip dasar yang perlu diperhatikan :
Pertama, Aspek Sumber Daya
Manusia merupakan aset penting yang dimiliki oleh suatu organisasi, sehingga
sisi manajerial merupakan konsekuensi lebih jauh dalam mencapai efektifitas
organisasi.
Kedua, Aspek legal formal,
kebijakan dan prosedur yang harus ditempuh dalam mencapai tujuan institusional.
Ketiga, Kultur; tata nilai
yang melatar belakangi perilaku manajerial sesuatu institusi dalam mencapai
tujuannya yang dilingkungan perusahaan dikenal dengan istilah Corporate
Culture.
Keempat, Integrasi; Yang
memungkinkan timbulnya kebersamaan dalam lingkungan sumberdaya manusia dalam
suatu organisasi, sehingga sangat potensial dalam mencapai tujuan organisasi. (Michael
Armstrong, 1998)
Di dalam menajemen dibutuhkan
beberapa persyaratan :
1.
harus
ada tujuan/platform
2.
harus
ada masyarakat/anggota
3.
harus
ada manager/leader
4.
harus
ada kerjasama/corporate
5.
harus
ada system/mekanisme kerja yang kongkrit.
Persoalannya kemudian
adalah sejauh mana sistem yang ada diorganisasi kita mampu menciptakan suasana
kondusif bagi perkembangan potensi prospektif organisasi.